TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 5.4.2024
- Rekisteri ja rekisterinpitäjä
Aspera Sales Agency Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Aspera Sales Agency Oy, y-tunnus: 3352362-5
Posti- ja käyntiosoite: Malminkatu 32 F, 00100 Helsinki
- Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Toimitusjohtaja Nuutti Melkas. Tietosuoja-asioissa yhteydenotot pyydetään sähköpostitse lähettämään osoitteeseen nuutti.melkas@asperasales.com. Yhtiö on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.
- Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Aspera Sales Agency Oy:n ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen ja asiakkaan suostumukseen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään viranomaisen määräämän tehtävän hoitamiseksi, laissa säädettyjen velvollisuuksien noudattamiseksi sekä oikeutetun edun toteuttamista varten.
Rekisteriin talletettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten:
– Asiakassuhteen hoitaminen, seuranta ja kehittäminen, asiakassuhteeseen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen
– Asiakkaan maksukäyttäytymisen ja työtilausten seuraaminen
– Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys- raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttäminen.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja. Rekisterin sisältämät tiedot lisääntyvät tarpeen mukaan, eli kaikkia tietoja ei kerätä kaikilta asiakkailta. Asiakas katsotaan olevan rekisterissä, mikäli yksikin henkilöivä tieto on merkitty rekisteriin.
- henkilön etu- ja sukunimi / yrityksen nimi
- sähköpostiosoite
- postiosoite
- puhelinnumero
- luvat ja suostumukset
- demografiset tiedot
- sijaintitiedot
- henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten
- laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot,
- taloudelliset tiedot
- tiedot käsitellyistä tilauksista ja varauksista
- tilausten Postin seurantatiedot
- asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
- yksilöllinen IP-osoite
- rekisteröidyn itse antamat tiedot
- palveluiden käytöstä havaitut tiedot
- Säännönmukaiset tietolähteet
Pääasiallisena tietolähteenä toimii asiakas itse ja yrityksen osalta yrityksen yhteyshenkilö.
Tietoja voidaan kerätä myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriotteessa kuvattuja tarkoituksia varten.
- Tietojen säilyttämisajat
Säilytämme käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan sitä tarkoitusta varten, jota ne kerättiin tai lain salliman enimmäisajan. Henkilötietojen säilytysjakson pituus vaihtelee siis tiedoista riippuen. Tämä tarkoittaa myös sitä, että saatamme säilyttää henkilötietojasi, vaikka sopimussuhteesi meihin olisi päättynyt, mutta vain niin kauan kuin meillä on syy tehdä niin. Tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun niiden säilyttäminen on tullut tarpeettomaksi.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tiedot ovat ainoastaan Aspera Sales Agency Oy:n käytössä.
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille paitsi lainsäädännön velvoittaessa. Aspera Sales Agency Oy:llä on sopimuksia tiettyjen palveluntarjoajin kanssa, jotka osana tarjoamaansa palvelua voivat käsitellä henkilötietoja puolestamme. Palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asiamukaisen käsittelyn varmistamiseksi myös näissä tilanteissa.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, sopimuksellinen asia tai palveluntuottaminen henkilölle estä tietojen poistamista.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.
Ainoastaan rekisterinpitäjällä tai sen lukuun mahdollisesti toimivalla alihankkijoilla tai näiden henkilökuntaan kuuluvalla tai rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivalla datan käsittelyyn osallisella palveluntarjoajalla, on pääsy rekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Aspera Sales Agency Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti.
Aspera Sales Agency Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on maksutonta.
Asiakkaalla on oikeus pyytää oikaisemaan häntä koskeva virheellinen tieto. Lisäksi asiakkaalla on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Siltä osin, kun asiakas on toimittanut itse meille tietoja, asiakkaalla on oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Asiakkaalla on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto merkitään rekisteriin.
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.
- Evästeet ja sivuston käytön tilastointi
Tällä sivustolla käytetään evästeitä (eng. cookies). Evästeet ovat internetpalvelun käyttöä kuvaavia tietoja, jotka tallentuvat esimerkiksi käyttäjän tietokoneeseen ja joita voidaan käyttää internet-selaimen ja -palvelimen välisen yhteydenpidon ohjaamiseen. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön selaimensa asetuksia muuttamalla.
Verkkosivujen käyttöä tilastoidaan anonyymisti lokitiedostojen ja evästeiden avulla. Käyttäjien henkilötietoja ei yhdistetä liikennöintitilastoihin.
- Lisätietoja
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Aspera Sales Agency Oy:öön kirjallisesti.
Aspera Sales Agency Oy
Malminkatu 32 F, 00100 Helsinki